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10 consejos que mejorarán tu comunicación profesional a través del correo electrónico

Correo electrónicoCon la llegada masiva de Internet a nuestros ordenadores, la mensajería electrónica se ha convertido en una herramienta indispensable para la comunicación. Cada día recibimos decenas de mensajes de correo electrónico, ¡miles de ellos en un año! Con semejante volumen de mensajes es habitual encontrarse con sorpresas inesperadas: malentendidos, mensajes que provocan frustración o ira, respuestas inesperadas, silencios eternos, salidas de tono injustificadas… El correo electrónico proporciona inmediatez, pero también lecturas y respuestas poco meditadas.

No puedes cambiar los mensajes que otros envían a tu buzón pero sí puedes modificar el modo en que redactas los tuyos. Con estos consejos mejorarás tu capacidad escritora y tus interlocutores recibirán con entusiasmo tus mensajes; hasta es posible que agradezcan la llegada de tus palabras en medio de un mar de mensajes aburridos o desafortunados.

1. Rellena el asunto con una expresión que defina el contenido del mensaje. Es habitual recibir mensajes con el asunto vacío o conteniendo textos totalmente genéricos. El asunto es lo primero que ven tus interlocutores y es muy útil a la hora de buscar conversaciones en la maraña de mensajes que recibimos a diario, aprovéchalo para redactar un buen titular y huye de expresiones alarmantes como “¡urgente!”, “¡importante!” o “¡atención!”; deja que sea tu interlocutor quien decida la relevancia del mensaje. Redacta asuntos breves pero que contengan suficiente información como para conocer el contenido del mensaje antes de abrirlo. “Presupuesto 12345 – Traducción inglés-francés”, “Presentación proyecto Feria 2014”, “Contrato alquiler salón Congreso 2014” son algunas sugerencias que sin conocer de qué te hablo comprendes fácilmente.

2. Procura centrarte en un tema. Es habitual tener que tratar diversas cuestiones con una misma persona, pero si mezclas temas, especialmente en las respuestas, al final es fácil perder el hilo de la conversación y dificulta encontrar las respuestas a las cuestiones planteadas. Es cierto que utilizar un mensaje o conversación por tema puede generar un elevado número de mensajes, pero si recibes muchos a diario y los guardas, verás que de este modo es mucho más sencillo seguir las conversaciones y localizar los mensajes guardados.

3. Estructura el mensaje. Antes de empezar a escribir medita sobre el tema que quieres hablar y estructúralo. Seguro que la secuencia “planteamiento-nudo-desenlace” te resulta muy familiar, así que aprovéchala en tus escritos. Empieza con un planteamiento-presentación en el que explicas claramente el motivo por el que redactas tu mensaje, continúa con tu nudo-explicación de la problemática del asunto que propones, y acaba con un desenlace-resolución en el que planteas tus propuestas o deseos. Cuando redactes cada uno de estos bloques, hazlo en párrafos distintos para que puedan ser diferenciados visualmente. Cuanto más definida sea la estructura de tu mensaje, más facilitará su lectura y comprensión.

4. Redacta con claridad. Ten en cuenta que estás comunicándote con el único recurso de la palabra escrita, quizá a una persona que no conozcas o que ni tan siquiera sepa de qué le estás hablando. También desconoces el entorno en el que va a leer tu mensaje, su estado físico y emocional, el orden en el que va leerlo… Un mensaje redactado con claridad motivará a tu interlocutor a seguir leyendo, a que preste más atención a tus palabras, comprenderá mejor tus explicaciones.

5. Utiliza un tono profesional. Indistintamente de que te dirijas a tu interlocutor tratándolo de “tú” o de “usted”, hazlo con respeto y emplea el vocabulario adecuado para tu entorno. Por muy informal que sea tu mensaje hay límites que debes respetar. Recuerda que estás trabajando y estás escribiendo a un compañero, un cliente o un proveedor. Cuanto más adecuado y profesional sea el tono de tu mensaje, más te valorarán como alguien que conoce su oficio; tus mensaje son un reflejo de tu imagen y de la de tu empresa.

6. Adapta el escrito de tus mensajes a sus receptores. Del mismo modo que empleas formas de expresarte distintas en función de la persona con quien hablas, cuando escribas actúa del mismo modo. Tu interlocutor te reconocerá y se sentirá más familiarizado con tus mensajes.

7. Lo bueno, si breve, dos veces bueno. Ya he comentado que recibimos miles de mensajes cada año, así que si eres breve y te centras en la cuestión que quieres contar, ahorrarás tiempo y esfuerzo al receptor de tu mensaje.

8. Relee tu mensaje antes de enviarlo. Antes de enviar tu mensaje, dale una última lectura y hazlo con calma. Es posible que puedas mejorarlo para que se comprenda mejor o incluso puedas modificar ese tono poco adecuado.

9. Utiliza el corrector ortográfico. ¿Sabías que cuando releemos nuestros propios escritos es habitual que no detectemos nuestros propios errores? Por muy seguro que estés de tu escritura, utiliza el corrector, te ayudará a encontrar descuidos o errores de mecanografiado.

10. Incluye una presentación y fírmalo. Unos “Buenos días”, “Apreciado compañero” u “Hola, Juan” (si hay mucha confianza) siempre son bienvenidos. Dedica unos segundos a escribir un breve encabezado en tu mensaje y finalízalo con una firma. Puede que acabar con un “Saludos, Juan” sea muy cercano, pero es pobre. Los clientes de correo incorporan una función que te permite configurar una firma en la que incluir tu nombre completo, cargo de responsabilidad, teléfono, dirección, nombre y logotipo de la empresa… Solo tienes que hacerlo una vez y aparecerá en todos tus mensajes.

Espero que estos consejos te resulten valiosos y te ayuden a mejorar tu capacidad de escritura. Intenta aplicarlos en tus próximos mensajes y si consideras que son demasiados para tenerlos en cuenta todos a la vez, intégralos uno a uno. Con el tiempo verás que tus interlocutores agradecerán tus mensajes y tu imagen personal mejorará.

 
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